Regionale samenwerking wachtlijstbeheer

De 12 deelnemende organisaties trekken samen op door middel van een regionaal vraag- en aanbodmodel ‘Efficy’. Efficy is een wachtlijstbeheersysteem met real-time inzicht in de zorgvragen van cliënten en het zorgaanbod van de zorgaanbieders in een regio. Hierdoor wordt het beschikbare zorgaanbod direct ingezet voor cliënten die dat het hardst nodig hebben. De cliënten kunnen zoveel mogelijk op de plaats van voorkeur terechtkomen. Zorgaanbieders houden zelf de regie en verantwoordelijkheid over de zorgvragen (dossiers) en de toewijzing van de kamers of appartementen.

Wat levert deze werkwijze op?

Het samenwerken met hetzelfde wachtlijstbeheersysteem in de regio levert de volgende voordelen op:

• Cliënten kunnen slimmer, sneller en gerichter geholpen worden door het real-time inzicht. Een zorgaanbieder ziet de cliënten waar zij zelf dossierhouder van zijn, en heeft ook inzicht in de hulpvragen van andere zorgaanbieders in de regio. De persoonsgegevens van cliënten zijn in een beveiligde omgeving alleen zichtbaar voor medewerkers die dat vanwege hun functie nodig hebben.
• Zorgadviseurs van verschillende organisaties pakken samen ingewikkelde ondersteuningsvraagstukken op.
• Cliënten staan op één wachtlijst en alle contacten verlopen via de dossierhouder. Dit voorkomt dubbele registraties bij meerdere zorgaanbieders.
• Het centraal updaten en inzichtelijk maken van beschikbare capaciteit bespaart de zorgprofessionals tijd, omdat zij minder vaak onderling bel- en e-mailverkeer nodig hebben.
• Het is eenvoudiger om de treeknormen te bewaken.
• Data-analyses bieden managementinformatie op maat.

Cruciale succesfactoren

Alle zorgaanbieders gaan op bestuurlijk niveau onderling een commitment aan, om gezamenlijk de zorg in de regio zo goed mogelijk vorm te geven. Het vraagt ook transparantie van de zorgaanbieders om onderling de beschikbaarheid voor elkaar inzichtelijk te maken. Hierdoor kunnen cliëntservicebureaus en transferteams beter met elkaar samenwerken.

Resultaat

Door het verbeteren van het wachtlijstbeheer in de regio is er een daling te zien in het aantal urgent wachtenden. Zorgaanbieders voelen zich samen verbonden om (zo veel als mogelijk) aan de treeknormen te voldoen en te zorgen dat alle ouderen in de regio zo snel mogelijk de juiste zorg op de juiste plek krijgen.